GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS

Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de tecnologias, práticas e ferramentas utilizadas para capturar, armazenar, organizar, controlar, compartilhar e recuperar documentos de formato digital. Seu objetivo principal é melhorar a eficiência no gerenciamento de informações, simplificando o uso de papel, otimizando processos e garantindo segurança e acessibilidade aos documentos. Principais Funcionalidades do GED: Captura de Documentos : Digitalização de documentos físicos ou importação de arquivos digitais em diversos formatos (PDF, Word, Excel, imagens, etc.). Armazenamento e Organização : Indexação de documentos com metadados (como título, autor, dados, categoria) para facilitar a localização. Controle de Acesso e Segurança : Implementação de permissões e níveis de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados acessem determinados documentos. Fluxo de Trabalho : Automação de processos relacionados a documentos, como aprovações, revisões e encaminhamentos. Busca e Recuperação : Ferramentas avançadas de pesquisa por palavras-chave, dados ou outros critérios para localizar documentos rapidamente. Arquivamento e Preservação : Armazenamento em longo prazo, com garantia de integridade e conformidade com regulamentações legais. Benefícios do GED: Redução de Custos : Diminuição de gastos com papel, impressão, espaço físico para armazenamento e manutenção de arquivos físicos. Acessibilidade e Agilidade : Possibilidade de acessar documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet. Conformidade Legal : Facilitação no cumprimento de normas e leis relacionadas à gestão documental, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Sustentabilidade : Redução do impacto ambiental pelo uso consciente de recursos, como papel e energia. Exemplos de aplicação: Empresas : Gestão de contratos, relatórios, faturas e correspondências. Instituições de Saúde : Prontuários eletrônicos e laudos médicos. Setor Público : Digitalização de processos administrativos e registros históricos. Educação : Armazenamento de trabalhos acadêmicos, certificados e históricos escolares. O GED não apenas facilita a gestão documental, mas também moderniza as operações organizacionais, promovendo maior produtividade e eficiência.