Arquivamento eletrônico: A Taugor Guarulhos tem a melhor solução!

Arquivamento Eletrônico é o processo de armazenar documentos em formato digital, substituindo o tradicional arquivamento em papel. Essa prática oferece diversos benefícios, como economia de espaço físico, facilidade de acesso e maior segurança da informação.

omo uma ferramenta GED pode ajudar?

Um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta tecnológica que automatiza e otimiza o processo de arquivamento eletrônico. Ele oferece uma série de funcionalidades que vão além do simples armazenamento de arquivos, como:

• Organização eficiente:

  • Criação de estruturas de pastas e subpastas personalizadas para cada tipo de documento.
  • Utilização de metadados (títulos, datas, autores, palavras-chave) para facilitar a busca.
  • Versões controladas: acompanhamento das alterações realizadas nos documentos e restauração de versões anteriores.

• Facilidade de acesso:

  • Busca rápida e precisa por qualquer documento, utilizando diversos critérios.
  • Acesso remoto aos documentos a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.
  • Compartilhamento seguro de documentos com colaboradores internos e externos.

• Segurança da informação:

  • Criptografia dos dados para proteger informações confidenciais.
  • Controle de acesso com permissões personalizadas para cada usuário.
  • Backup automático dos dados para evitar perdas em caso de falhas.

• Conformidade legal:

  • Cumprimento de leis e regulamentos que exigem a preservação de documentos por um determinado período.
  • Geração de relatórios e auditorias para demonstrar a conformidade.

Em resumo, uma ferramenta GED transforma o arquivamento de documentos em um processo mais eficiente, seguro e ágil. Ela permite que as empresas economizem tempo e recursos, além de melhorar a organização e o acesso à informação.

Principais benefícios do arquivamento eletrônico com GED:

• Economia de espaço: Elimina a necessidade de armazenar documentos físicos.
• Aumento da produtividade: Agiliza a busca e recuperação de documentos.
• Melhora na segurança da informação: Protege os documentos contra perdas e acessos não autorizados.
• Conformidade legal: Garante o cumprimento das exigências legais.
• Redução de custos: Diminui os gastos com papel, impressão e armazenamento.

Exemplos de uso de um GED:

• Setor jurídico: Armazenamento de contratos, processos judiciais e documentos legais.
• Setor contábil: Gestão de notas fiscais, documentos fiscais e relatórios financeiros.
• Setor de recursos humanos: Armazenamento de contratos de trabalho, currículos e registros de funcionários.
• Setor de produção: Gestão de desenhos técnicos, manuais de operação e relatórios de qualidade.

Conclusão

O arquivamento eletrônico, com o auxílio de uma ferramenta GED, é uma solução indispensável para empresas que buscam otimizar seus processos e garantir a segurança da informação. Ao adotar essa tecnologia, as empresas podem se tornar mais eficientes, competitivas e ágeis.

Gostaria de saber mais sobre como um GED pode beneficiar sua empresa? Entre em contato conosco!